E-FATURA NEDİR.? , E-ARŞİV NEDİR.? , E-İRSALİYE NEDİR ? #

´E-fatura : Yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır.

´E-arşiv : Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür.

´E-irsaliye : Kağıt irsaliye ile aynı nitelikte fakat dijital ortamda düzenlenen elektronik bir belgedir. Sevk irsaliyesi kullanan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlerken e-irsaliyeye geçiş yapan firmalar dijital ortamda irsaliye düzenleyerek karşı tarafa ulaştırırlar.

BAŞVURU SÜREÇLERİ #

• Genova Lisans süreçlerinizi hallettikten Sonra bizim tarafımızdan Edm Entegrasyon alım süreçleri gerçekleştirilmesi gerekiyor.
• Müşterinizin Mali Mühür olup olmadığı sorulması gerekiyor. Yoksa Resmi Muhasebicisi ile görüşülüp başvurularının devlet tarafında yapılması gerektiği iletilmesi gerekmektedir.
• Başvurular tamamlanıp lisanslar alındıktan sonra EDM’nin mail ile yönlendirmiş olduğu bilgileri Mali Mühür ile imzalama işlemleri yapılması gerekmektedir. (Bu süreçte imzalama işlemleri Edm ilettigi mailde nasıl yapılacagı döküman olarak verilmedir , bu aşamada EDM destek ekibi ilede yapabilinmektedir.)

Mali Mühür Nedir : Mali belgelerde firma gönderim yaptığı belgeler için mühür atmak için kullanılan sertifikadır.

MANAGER AYARLARI #

• EFATURA – EARŞİV – EİRSALİYE MANAGER AYARLARI

– FİRMA BAZINDA

Genova Manager Sistemimizde FİRMALAR kısımına girip Genel Bilgiler Sekmesinde Müşterimizin Ticari Bilgileri doldurulması gerekmektedir.

Manager kısımında Müşteri Vergi mükellefi ise Kurum Tipi : TÜZEL , Tc mükellefi ise Kurum Tipi : ŞAHIS olarak seçilip kaydedilmelidir.

İşveren Bilgileri Sekmesinde İşveren bilgileri girişi yapılması gerekmektedir.

Edevlet Sekmesinde EDM’nin mail ile bildirdiği Posta etiketi bilgileri bu sekmeye girilmesi gerekmektedir Ayrıca Entegrator kısımınada EDM’nin ilettigi K.adı ve Şifre bilgileri ekle denilerek girilmesi gerekmektedir.

Müşterimiz Efatura Earşiv ve Eirsaliye mükellefi ise İşaretlenmelidir. Kontrol Tipi : Firma Bazında veya İşyeri bazında olarak seçilmelidir.

Firma Bazında : Tek şubeli yapılarda Firma bilgilerine girilen bilgilere göre gönderim gerçekleştirilsin

İşyeri Bazına : Birden fazla şubeli yapılarda Adres ve lokasyon bilgileri farklı oldugu için yapı işyeri bazlı sisteme geçiş olunması gerekiyor ve Edevlet bilgileri işyerlerinden okunmaktadır.

Mali Mühür Nedir: Mali belgelerde firma gönderim yaptığı belgeler için mühür atmak için kullanılan sertifikadır

Entegrator Tanımı Hizmet Adresleri

EFATURA : https://portal2.edmbilisim.com.tr/EFaturaEDM/EFaturaEDM.svc
EİRSALİYE : https://portal2.edmbilisim.com.tr/EFaturaEDM/EIrsaliyeEDM.svc

– İŞYERİ BAZINDA

Firma tanımları Edevlet tabında Kontrol Tipi : İşyeri Bazında seçilmesi gerekiyor.

Firma Listesi ekranında Var olan işyerinizde işlemleri edevlet süreci olarak başlatabilirsiniz veya yeni işyeri açabilirsiniz. İşyeri Tanımı ekranında Tanımlar ve Edevlet sekmesi bulunmaktadır. Tanımlar kısımında Adres bilgilerinizi tanımlanması gerekmektedir , Firma bilgilerinde tanımlanan Ünvan ve Adres bilgileriyle aynı bilgiler olmak zorun değildir farklı bilgilerde olabilir. Edevlet gönderiminde programımız İşyeri tanımları ekranına yazılan bilgilere göre gönderim sağlamaktadır , Firma tanımlarındaki bilgilere bakmamaktayız.

GENOVA AYARLARI #

Manager Kısımında Entegrasyon İmzalama ve girilmesi gereken ayarlar girildikten sonra , Genova Programına giriş yapıyoruz.

Malzeme Modülünde Yapılması Gereken ve Dikkat Edilmesi Gereken İşlemler

• İlk önceliğimiz Malzeme tanımları Birim Setleri kısımında Evrensel Kodların eşleştirilmesi yapılması gerekmektedir.

Evrensel Kod Nedir.? : E-Fatura gönderimleri için gerekli ön şartlardan biri de stok birimlerine o birime uygun uluslararası kod karşılığı olan evrensel kod tanımının yapılması gerekliliğidir. Uluslararası standardizasyon gereği binlerce evrensel kod tanımı bulunmaktadır. Bu tanımlardan Sizin biriminizin eşleştirilmesi gerekmektedir.

Cari Modülünde Yapılması Gereken ve Dikkat Edilmesi Gereken İşlemler

• Cari Hesap Tanımlarında Ödeme Tahsilat Planları ekranımızda Evrensel Kod tanımları bulunmaktadır , burada da eşleşme yapılması gerekmektedir.

• Cari Kartların İçerisinde bulunan İletişim Sekmesinde Adres bilgileri dolu olması lazım , bu bilgilere göre gönderim yapmaktadır.

• Cari Kartların İçerisindeki Ticari Bilgiler Sekmesinde Müşterimizin Vergi – Tc bilgilerinin dogru oluyor olması lazım aralarında boşluk ve karakter gibi yazılar yazılması lazım. Vergi-Tc Kontrol Et butonu ile müşterilerinizin Efatura Earşiv olup olmadığını kontrol edebiliyorsunuz. Eğer Efatura ve Eirsaliye mükellefiyse müşteri Edevlet Sekmesinde Efatura Earşiv butonunu otomatik tıklayarak posta etiketlerini otomatik doldurmaktadır. Cari Şahıs Şirketi ise ; Şahıs Şirketi Butonu basarak altta açılan Adı – Soyadı Kısımını doldurmanız gerekmektedir.

• Cari Kart İçerisindeki Edevlet Sekmesinde Carinin Efatura , Earşiv , Eirsaliye olup olmadığını manuelde seçebiliyorsunuz.

– EFatura Earşiv Tipi: EFatura türünün belirlendiği alandır. EFatura Bilgileri ya da EArşiv Bilgileri sayfalarındaki aynı adlı alanın öndeğerini belirlemek için kullanılır. Şu alanlardan oluşmaktadır ; Boş (Standart faturalar için bir seçim yapılmaz) , Özel Matrah (Özel matrah uygulanan tütün, altın, gümüş, gazete, dergi, belediye şehir yolcu taşımacılığı ve telefon kartı satışları için kesilen faturalar.) , İstisna (İstisna uygulanan faturalar) , Tevkifat (Tevkifat uygulanan faturalar)

– Etiket Bilgisi:  EFatura uygulaması kapsamında, kullanıcılar firmalara fatura gönderirken birden fazla etiket kullanabilir; sevkiyat hesabına göre ya da cari hesaba göre gönderim yapabilirler. Etiket bilgisi bu alanda yapılan seçim doğrultusunda geçerli olur.

– Senaryo: EFatura uygulamasının ne şekilde kullanılacağı Senaryo başlığı altındaki Temel Fatura, Ticari Fatura, Yolcu Beraber Fatura ve Kamu Fatura seçeneklerinden birisi seçilerek belirlenir. Öndeğer senaryo türü Ticari Fatura’dır. 

– Gönderici Etiketi: Cari hesabın EFatura kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, EFatura alım ve gönderimlerinde gerekli olan etiket bilgileridir. Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir.

– Perakende Cari Hesap: EArşiv faturası ile satışlarda,genelde tek seferlik alışverişlerde birden fazla cari hesap kartının açılmasına gerek kalmadan satış yapılmasına olanak sağlar. Firma müşterileri için tek bir cari hesap tanımlar ve Perakende Cari Hesap seçeneğini işaretleyerek tüm satışlarını bu cari hesap üzerinden gerçekleştirebilir. Bu alan işaretlendiğinde, fatura kesilirken ulaşılan EArşiv Bilgileri sayfasında yer alan Perakende Cari Bilgileri/Adres Bilgileri bölümlerindeki alanların doldurulması zorunludur.

– İrsaliye Yerine Geçer: İlgili cari hesaba EFatura ya da EArşiv faturası oluşturulduğunda, faturadan ulaşılan EFatura Bilgileri ya da EArşiv Bilgileri sayfalarındaki aynı adlı alanın öndeğerini belirlemek için kullanılır.

– Banka Hesabı (Kamu): Kamu EFaturalarında kullanılmak üzere seçimi yapılan banka hesabıdır. Cari hesap faturaya seçildiğinde “EFatura Bilgileri” ekranında otomatik olarak banka hesabı (kamu) bilgisi aktarılır.

Numara Şablonlarında Yapılması Gereken ve Dikkat Edilmesi Gereken İşlemler

Numara Şablonlarında bulunan eFaturalar , eİrsaliyeler , eArşiv kısımlarında bulunan Numara şablonlarını yeni yılınıza göre belirlemeniz gerekmektedir.

Örn : PRD2024000000000

* PRD (İlk 3 kelimeyi siz kendiniz belirliyorsunuz , firmanın kısaltılmış halide olabilir) – 2024(Bulunduğu Yıl Bilgisi olması gerekmektedir) – 000000000 (9 Haneli ile Rakam giriyor olmanız lazım 1den başlayacak şekilde)

Efatura Kullanıcı Listesi Yapılması Gereken ve Dikkat Edilmesi Gereken İşlemler

Tanımlı olan tüm cari kartlarınızda toplu olarak Mükellef kontrolleri saglanılıp edevlet kontrolleri sağlandırılabiliniyor.